home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ SPACE 2 / SPACE - Library 2 - Volume 1.iso / apps / 480 / applic / account.doc next >
Text File  |  1990-07-01  |  12KB  |  463 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                              Paperless Accountant
  8.                              --------------------
  9.  
  10.     Paperless  Accountant?  The  name  says  it  all. This is an accounting
  11.     program  that  does not generate any hard copy whatsoever. I personally
  12.     prefer  to  view  graphs  and  reports on the screen only. Even without
  13.     massive  reports  to  muddle through, the Paperless Accountant can be a
  14.     useful  utility.  It  was  developed using Personal Pascal. It has been
  15.     placed  on  this  bulliten  board  so  that  you can get a feel for the
  16.     program. You are expected to purchase a registered copy if you find ths
  17.     program useful (Described Below). This demo version will allow up to 50
  18.     transactions  of  any  file you create. Also, a new and seperate report
  19.     module  has been developed for the Paperless Accountant. This module is
  20.     provided at no extra charge to registered owners.
  21.  
  22.  
  23.     Getting Started
  24.     ---------------
  25.  
  26.     In  order to run the Paperless Accountant (PA), a couple of preliminary
  27.     operations  must  be  performed  first. PA can be either hard or floppy
  28.     disk  based.  Wherever  ACCOUNT.TOS is installed, a sub directory named
  29.     DATA  has  to be created. This is where the PA will look for data files
  30.     by  default.  If you choose to place the data files elsewhere, PA still
  31.     needs  the  DATA  directory  as  it will look for its LOCATION.DAT file
  32.     here. About now you are probably saying a TOS application, how archaic.
  33.     Well,  I  developed what I think is a pretty good interface for PA that
  34.     can  be appreciated with usage. After the directory is created, you are
  35.     ready   to  go.  This  application  was  developed  to  run  in  Medium
  36.     Resolution.  Although  a  color  monitor is not required, it is helpful
  37.     when  viewing  graphs  and  some of the reports produced by PA. Now the
  38.     program.
  39.  
  40.     If  running  PA  for the first time, your very first chore is to select
  41.     the  Monitor type you are using. PA will give a menu selection for this
  42.     choice.  Once  PA  is  started,  you  should now select the "Utilities"
  43.     option with the cursor and return keys. Under Utilities, the very first
  44.     option  is  to  start  a new account. PA supports checking, saving, and
  45.     charge  accounts.  You can create at most 10 of each. You ask why 10? I
  46.     answer  why  not.  If  you  have  more  than  10 checking and 10 saving
  47.     accounts,  you  probably  have  an accountant. If you have more than 10
  48.     active charge accounts, you probably need to think about consolidation.
  49.     Enough  on that subject. After selecting the desired account type to be
  50.     created,  you  are  prompted for an account name, account number, start
  51.     date,  and  initial  balance.  Each  prompt  displays  a  colored field
  52.     indicating the maximum size of inspected input. In PA some fields, such
  53.     as  the  start  date field, already contain a default. In this case, it
  54.     would  be  the  current date stored in your system. Also, if you try to
  55.     enter  non-numeric  data  into numeric fields, i.e. the initial balance
  56.     field, you are in for a surprise. The final prompt is whether to create
  57.     the  account  specified.  I  should point out the importance of a valid
  58.     start  date. PA allows transactions to be entered as early as the start
  59.     date  specified  up  to  the  end  of  the year. In a new year, you are
  60.     required  to go through this process again on a new data disk. Once the
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.     necessary  accounts are created, press the ESC key repeatedly to return
  74.     to the top level menu.
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.     Account Manager
  140.     ---------------
  141.  
  142.     This  is  the option you take to perform the routine operations on each
  143.     account  you  created.  After  selecting  the account type, and account
  144.     name,  you  are  presented  with  the  options  "Account  Maintenance",
  145.     "Account  Graphs/Reports",  and "Account Listings". Account Maintenance
  146.     is the primary option. It is here where transaction are entered (Update
  147.     Account), the account is reconciled (Reconcile Account), the account is
  148.     balanced  (Balance  Account),  and  erroneous  entries  are  changed or
  149.     deleted  (Edit  Account).  When Update is selected, a panel is produced
  150.     displaying  account  identification  information.  The current balance,
  151.     number  of  transactions, and last transaction date are also displayed.
  152.     The  last  transaction  entered  is  displayed  near  the bottom of the
  153.     screen.  As  more  transactions  are  entered,  this  portion  scrolls,
  154.     displaying  the  last  5  transactions.  The last transaction is always
  155.     considered   the   transaction  with  the  greatest  julian  date,  not
  156.     necessarily  the  last transaction entered. A menu of transaction types
  157.     is displayed. When a selection is made with the cursor and return keys,
  158.     prompts  similar  to  the  ones  displayed  during the account creation
  159.     session  are  depicted.  The  prompts vary depending on the transaction
  160.     type.  Some  of  the  prompts will have defaults. This in an attempt to
  161.     minimize  keystrokes.  When  a transaction type is selected that can be
  162.     categorized,  on the category prompt the user can press the help key to
  163.     get  a  list  of the available categories. A zero can be entered if the
  164.     transaction  fits no category. Also, a transaction can be split between
  165.     categories. A split can be made at most 5 ways. The update panel can be
  166.     exited by pressing the ESC key prior to selecting a transaction type.
  167.  
  168.     The  Reconcile  and Balance account options perform as advertized. When
  169.     reconciling  an  account,  each outstanding transaction is displayed. A
  170.     yes or no has to be entered with each transaction at the cancel prompt.
  171.     Balancing is a snap. All that is required is the statement balance. The
  172.     balance option assumes a correctly reconciled account.
  173.  
  174.     The  Edit  Option provides a method to make corrections to transactions
  175.     logged  with  errors.  If an error is made in entering or reconciling a
  176.     transaction,  it  can  be dealt with here. Editing ranges from a simple
  177.     change  to  total  deletion  of  a  record.  The  program  prompts  for
  178.     transaction  entry  numbers  (These  can  be  obtained  via transaction
  179.     listing  options described below). The transaction is displayed and you
  180.     are  given  the  choice of editing or deleting it. Pressing the ESC key
  181.     aborts  the  operation.  Pressing the F1 key at the entry number prompt
  182.     allows exit from the edit panel.
  183.  
  184.     The  last  Maintenance  option  is  Account  Status.  This option shows
  185.     statistics  on the account. It also performs a measurement on available
  186.     memory  to  provide  an estimate of the maximum number of keys that the
  187.     index  of the account you are currently working can have. This is based
  188.     on  the  current  configuration of your machine (The index is described
  189.     below).
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.     Graphs/Reports
  206.     ---------------
  207.  
  208.     The  Graph/Reports  option  provides  three  choices. You can produce a
  209.     specific  category  graph,  a  cash  flow graph, or a cash flow report.
  210.     After  selection  of  either  of these options, the only one that needs
  211.     further  input  is  the category graph. In this case you must specify a
  212.     category.  On  the  main  menu, Global Graphs/Reports provides the same
  213.     graphs  and  reports.  However, you are allowed to combine all checking
  214.     accounts, all savings accounts, all charge accounts, or all accounts to
  215.     get a total picture.
  216.  
  217.     Account Listings
  218.     ----------------
  219.  
  220.     This option allows you to display transactions in various ways. You can
  221.     list  deposits,  withdrawals, checks and so on. As pointed out earlier,
  222.     if  you  find  out  that you need to edit transactions, you can get the
  223.     entry  number  for the type of transaction that you need to edit from a
  224.     listing  of  the  same  type.  After  selecting  a list option, you are
  225.     prompted  for  a  start  period  and  end  period.  If it is a category
  226.     listing,  you  are  also  prompted for a category. All listings, except
  227.     that of outstanding transactions, will produce a total.
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.     Utilities
  272.     ---------
  273.  
  274.     Previously,  the start new account and Monitor Selection utilities were
  275.     described.  The  Paperless  Accountant  has  several others. The Delete
  276.     Account  option performs as prescribed. It deletes the account from the
  277.     Paperless  Accountant  memory. The Modify Category option allows you to
  278.     change a category name. There are 39 Editable Categories. Category 0 is
  279.     always  No  Category.  This  allows you to fit the Paperless Accountant
  280.     better  to  your  needs.  If  you  do change category names and want to
  281.     retain   them  across  different  data  disks,  copy  the  CATEGORY.DAT
  282.     accordingly.  Although this program has been thoroughly tested, the Fix
  283.     Account  Files  option is a safeguard against an unknown failure of the
  284.     Paperless  Accountant. The transaction file for each account is updated
  285.     after  it  has  been  confirmed.  Subsequently,  If the program were to
  286.     crash,  your  transactions  are  probably intact, but the status of the
  287.     index and information file is at question. In that event, you would use
  288.     this  option to rebuild the index and information file from the data in
  289.     the transaction file. The last option, Change File Location, allows you
  290.     to  create  your  data  files  in  a  location  other than the DATA sub
  291.     directory.  This allows you to use multiple disks i.e. one for data and
  292.     one  for  program, or run multiple sessions of PA i.e. one for personal
  293.     use and one for business use. When this option is selected, the user is
  294.     prompted  to specify a directory location. PA will accept any directory
  295.     spec  up  to 40 characters in the proper format. Once selected, the new
  296.     directory remains in effect until changed again by this option.
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.     About the Program
  338.     -----------------
  339.  
  340.     You  will  find  the  Paperless  Accountant  to be pretty fast. When an
  341.     account  is  accessed, the index is read into memory. It is stored in a
  342.     binary  tree  that  is maintained AVL Balanced (Difference in Height of
  343.     tree  and  any  branch  is  at  most  1).  Each key is comprised of the
  344.     transaction type or category, the transaction date, and record position
  345.     in  the  data file. This utilizes four bytes. From this key, it is very
  346.     easy  to  access  any transaction directly. Also, it does not matter in
  347.     what  order  transactions are entered, although this is the logical way
  348.     to  do  it. Transactions are always displayed in dated order. Each node
  349.     of  the tree has pointers to the left and right children which is eight
  350.     more  bytes.  Two more bytes are required for the balance status. Thus,
  351.     fourteen bytes are needed per key. Separate Keys are also generated for
  352.     outstanding  and taxable transactions. There can be as little as one or
  353.     as  many  as eight keys per transaction. It is a good idea to reconcile
  354.     your  account  regularly,  especially  if  you  execute  the  Paperless
  355.     Accountant on a 520 ST, load a lot of desk accessories, or execute from
  356.     a shell. I hope you find this to be as useful a program as I have.
  357.  
  358.  
  359.  
  360.  
  361.  
  362.  
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.     To register the Paperless Accountant:
  404.  
  405.  
  406.     Send $12.95 To:
  407.  
  408.     Paperless Accountant
  409.     323 Osage
  410.     Park Forest, Il 60466
  411.  
  412.  
  413.  
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.  
  433.  
  434.  
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.  
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449.  
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.